Die Chancen der Digitalisierung im Change nutzen

 Die Digitalisierung verändert Organisationen – birgt aber auch große Chancen, Veränderungsvorhaben erfolgreicher zu gestalten. Denn neue Technologien bieten neue Möglichkeiten für wirksame Interventionen wie virtuelle Dialoge oder standortübergreifende Kollaboration. 

Unternehmen stehen, getrieben durch die Digitalisierung, vor gigantischen Veränderungen, die vieles Vorhandene infrage stellen. Die Frequenz und die Geschwindigkeit von fundamentalen Veränderungen nehmen zu. Organisationen, die beim Umgang mit diesen Herausforderungen scheitern, verlieren den Anschluss. Aus diesem Grund darf Digitalisierung nicht nur als Treiber von Veränderungen verstanden werden. Sie kann ebenso ein Hebel sein, der den Menschen das Verändern erleichtert, 

-    weil sie informierter sind und sich selbst eine Meinung bilden können, 
-    weil sie beteiligt werden und die Veränderung mitgestalten können und 
-    weil sie jederzeit Fragen stellen und ihre Bedürfnisse äußern können. 

Der Beitrag zeigt exemplarisch einige Technologien und Tools für den Einsatz im Change. Dabei ordnen sich die Beispiele in zwei Kategorien: erstens konkrete Tools für Kommunikation und Kollaboration, zweitens Ansätze für technologiegestützten, datengetriebenen Change. 

Digitale Tools im Change 

Organisationen können verschiedene Herausforderungen im Change mit digitalen Tools unterstützen. In der Regel ist das Tool nicht die Lösung, sondern leistet einen Beitrag zur Lösung. Die folgenden Beispiele demonstrieren die Breite der Anwendungsmöglichkeiten: 

• Kommunikationsplattformen wie Slack oder Mattermost erleichtern den Dialog unter anderem über eine Veränderung, ihre Notwendigkeit, ihre Sinnhaftigkeit und die nächsten Schritte. Mitarbeiter und Führungskräfte aller Ebenen können sich unabhängig von Standort und Zeitzone einbringen, ihre Fragen stellen, ihre Meinung äußern und Erfahrungen austauschen. Vorstand und Change Team können mit wenig Aufwand Updates zu Ereignissen und Fortschritt teilen. Interessierte können sich so leicht auf dem Laufenden halten und niemand kann mehr beklagen, keinen Zugang zu Informationen zu haben. Zudem lassen sich kurze Abfragen („Quick Polls“) integrieren und die Erkenntnisse können sofort diskutiert werden. 

• Digitale Kanban Boards wie Trello oder Meistertask ermöglichen es Change Teams, gemeinsam die Anforderungen festzulegen, eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen und Transparenz über deren Bearbeitung sicherzustellen. Engpässe werden schneller sichtbar und der Fortschritt wird regelmäßig gefeiert. Zitat einer Mitarbeiterin: „Es fühlt sich gut an, jede Woche beim Weekly die Done-Spalte zu leeren.“ 

• Messenger wie Threema und ggf. auch Whatsapp sind als geschlossene Gruppe für kurze Infos an die Kolleginnen und operative Abstimmungen geeignet. Es ist unsinnig, dass sie Mitarbeiter privat für die Organisation von Geburtstagsgeschenken oder Abstimmung von Skatrunden nutzen, während sie beruflich mit dreifachem Aufwand Emails schreiben und sich immer jemand beschwert, entweder nicht auf dem Verteiler gewesen zu sein oder die Info nicht benötigt zu haben. 

• Um große Personengruppen aktiv bei Veranstaltungen und den Veränderungsprozess einzubinden, eignet sich Sli.do und Mentimeter. Mit diesen Tools können Betroffene live Feedback geben (vor Ort während einer Veranstaltung oder virtuell standortübergreifend) und somit zu Beteiligten werden. Zudem ist ein unternehmensübergreifendes Idea Sourcing möglich. 

• Auch der Einsatz von VR-Brillen kann sinnvoll in Veränderungsprozessen sein. So können Unternehmen damit Erlebnisse wie zum Beispiel das Risiko von Arbeitsunfällen simulieren. Es kommt zu einer stärkeren Sensibilisierung, ohne dass Menschen in Gefahr geraten. Zudem sind die Anwendungen inzwischen soweit fortgeschritten, dass das Trainieren von Führungssituationen und der Kompetenzerwerb rund um das Thema Digitalisierung möglich sind. 

Viele der genannten Tools sind relativ intuitiv und ihre Nutzung daher leicht zu lernen. Dennoch ist ihre Einführung eine Veränderung und erfordert ein verändertes Verhalten der beteiligten Personen. 
Wenn die Tools also für die Nutzung in einem konkreten Veränderungsvorhaben eingeführt werden, bedeutet dies erhöhten Lern- und Veränderungsbedarf für die Menschen in der Organisation. Besser ist also eine grundsätzliche Etablierung ausgewählter Tools, die dann auch Veränderungsprozessen genutzt werden können. 

Datengetriebener Change 

Um auf die Dynamik von Veränderungsprozessen reagieren zu können, bedarf es Entscheidungen auf Basis fundierter Informationen. Je früher möglichst hochwertige Informationen verfügbar sind, desto schneller und effektiver können Verantwortliche darauf reagieren. Während in marktbezogenen Bereichen die notwendigen Daten mittlerweile zur Verfügung stehen, sind bei Veränderungsprozessen nur wenig systematische Informationen vorhanden. Dadurch kommen Maßnahmen zum Einsatz, die nicht zur Situation im Veränderungsprozess, zu den Bedürfnissen von Individuen sowie Teams passen. Sie haben daher eine geringere Chance auf Wirksamkeit. Dabei sind die Erhebung und Analyse großer Datenmengen mittlerweile mit relativ wenig Aufwand möglich. 

• Mit Organizational Network Analysis (ONA) können Unternehmen Kommunikationswege analysieren. So können sie beispielsweise Silos identifizieren und deren Veränderung sichtbar machen. Außerdem bietet sich die Netzwerkanalyse dafür an, Change Agents zu identifizieren und auszuwählen. Es zeigt sich, dass man mit den drei Prozent richtigen Change Agents 80 Prozent der Organisation erreichen kann. Geeignet sind hierzu passive Daten, die durch natürliche Interaktion entstehen (z.B. Meta-Daten von Email-Servern), und aktive Daten (z.B. Befragung von Mitarbeitern). 

• Komplexe Veränderungen lassen sich ohne fundiertes Monitoring aka Change Analytics kaum sinnvoll steuern. Die technischen Möglichkeiten erlauben es, Veränderungen in der Organisation in nahezu Echtzeit zu erkennen. Kernelement des Monitorings ist die kontinuierliche Befragung von Mitarbeitern (z.B. ein Mal pro Monat über alle Arbeitstage verteilt) mit einer App (mit Reminder-Funktion). Stellhebel lassen sich dadurch identifizieren (Prozess-Monitoring) und der Fortschritt der Veränderung erkennen (Ziel-Erreichungs-Monitoring). Die Ergebnisse können Management und Change-Team als interaktives Dashboard nutzen, um geeignete Maßnahmen abzuleiten und Transparenz über die Veränderung zu erzeugen. 

• Für die Erkennung von Mustern in komplexen, dynamischen Systemen eignet sich der Sensemaker von Cognitive Edge. Dabei handelt es sich um ein App-basiertes Tool zum Sammeln von sogenannten Narrativen. Dabei handelt es sich um kurze Beschreibungen dessen, was den Leuten wichtig ist und was wirklich gedacht wird: das was sie sich in der Kaffeeküche erzählen. Dabei entscheidet der Mitarbeiter selbst, welche Bedeutung er dem Narrativ beimisst. Durch das Sammeln der Narrative und deren Bewertung kann man ableiten, was zu tun ist, um mehr von den gewünschten Narrativen zu erhalten. 

• Die exponentielle Entwicklung der Rechnerleistung ermöglicht durch die Analyse der Stimme Rückschlüsse auf das emotionale Erleben. Ein Beispiel hierfür ist Audeering, deren Technologie schon heute Call Center zu Trainingszwecken einsetzen. Es ist auch denkbar, dass die Erkennung von Emotionen Berater und Trainer dabei unterstützt, Gruppendynamik besser einschätzen zu können. 

In Anbetracht der vorhandenen Möglichkeiten digitaler Technologien ist es umso frustrierender, dass sie in so vielen Veränderungsprozessen noch keine Verwendung finden. 

Was bedeutet dies für HR? 

Wenn HR einen Beitrag zur Wertschöpfung der Organisation leisten will, sind Expertise und Erfahrung bei der Gestaltung und Begleitung von Veränderungen ein Muss. Dazu gehört auch der Einsatz von digitalen Tools und die Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten von Big Data. So kann sich HR vom Zuschauer zum aktiven Gestalter der digitalen Transformation entwickeln. 

Die verlorene Zeit gilt es aufzuholen. Mit den Möglichkeiten digitaler Technologien kann man sich gar nicht früh genug und schnell genug beschäftigen. Unsere Tipps: 
 
-    Lesen Sie HR Blogs mit Tech-Anteilen. 
-    Scannen Sie den Markt der HR Start-Ups wie z.B. Personio oder PulseShift. 
-    Besuchen Sie Events wie z.B. SXSW oder die Summits der Singularity University. 
-    Nutzen Sie die kostenlosen Probe-Versionen von Tools wie z.B. Real-time Whiteboard oder Slack. 
-    Probieren Sie Online-Kanban-Boards wie z.B. Trello aus. 
-    Lassen Sie sich von einem großen Anbieter die Möglichkeiten von People Analytics erläutern 
-    Probieren Sie VR-Brillen aus 

*Die Artikel der Serie #NewChange sind zuerst in der Zeitschrift Personalwirtschaft erschienen // Personalwirtschaft │ Das Portal für den Job HR